A. 『プロファイルブック』『スマートレビュー』の機能にて管理いただくことが可能です。
機能ごとの比較
それぞれの機能の特徴により、できること・できないことがございます。
進捗確認やフロー設計を自由度高く行いたい場合は『スマートレビュー』、自由な入力タイミングや閲覧範囲を幅広く設定したい場合は『プロファイルブック』での運用がお勧めです。
自社の運用と照らし併せて機能を選択してください。
スマートレビューで運用を行う場合
設定の流れ（スマートレビュー）
スマートレビューを利用する場合の設定から運用までの流れは以下となります。
準備
④CSVフォーマットをダウンロード、面談対象者・面談者の社員番号の一覧を作成し、データをアップロード
運用
⑤フェーズを動かし、メール・通知一括送信から面談開始の通知を行う
⑦必要に応じて参加者一覧画面より、面談未実施者にリマインド メールを送付
ワークフローの設計
ワークフローを設計します。自社の運用ルール（面談頻度など）に併せて設計してください。
【設定手順】
(1)ワークフロー設計にて、「1か月目」「2か月目」・・・というように、 月ごとのフェーズを12か月分作成する。
(2)各フェーズの中に、「●か月目事前記入」「●か月目面談後記入」というアクションを作り、 「●か月目事前記入」には対象者を、 「●か月目面談後記入」には上長を紐づけることで、 面談前に部下に相談内容を記入させることができます。
【参考：目標達成支援のための1on1運用】
目標管理の評価イベントに面談のワークフローを組み込むことで、1on1を活用できます。 目標達成までのプロセスのチェックや軌道修正なども行うことが可能です。
(1) 期中というフェーズを作り、その中に月ごとの面談用アクションを設定した例
(2) 期中というフェーズを作り、その中に面談用アクションを一つだけ設定し、期末にフェーズが変わる までは常に編集可能とした例
フォームの設計
フォーム設計を行います。入力項目を1か月ごとに用意する必要があります。
【設定手順】
(1) 1か月ごとに面談実施日や面談内容の記入欄を作成する。
(2) これを12か月分コピーして、「実施日_1か月目」「実施日_2か月目」・・・というように、 ラベル名をそれぞれユニークなものに変更する。
■主に使用するパーツ：カレンダーパーツ → 面談実施日を記入 テキストエリア → 面談内容などを記入
閲覧・編集権限の設定
権限設定を行います。いつ、誰が、どの項目を編集するのかを検討したうえで設定を行います。
以下の表は権限設定の一例です。自社の運用ルールに基づき適宜変更してください。
実施状況確認・未対応者の催促
実施状況の確認を行い、未対応者への催促メールを送ることができます。
【操作手順】
(1)実施状況はイベントタイトルをクリック対象者一覧画面で確認することができます。
(2)イベント下部右側の人数をクリック参加者一覧画面未対応アクションをクリックで、 未対応者を絞り込み、催促メールを送ることもできます。
※ただし、カオナビ管理者・イベントオーナー以外は対応不可
補足：異動時の対応
期の途中に異動が発生した場合、参加者の変更が必要となります。
対象者一覧画面にて、異動があった対象者の上長の名前をクリック。
選択画面が表示されるので、異動後の組織の上長の氏名を入れて検索・選択することで設定できます。
プロファイルブックで運用を行う場合
設定の流れ（プロファイルブック）
プロファイルブックを利用する場合の設定から運用までの流れは以下となります。
準備
②アクセス管理にて、ロールごとに閲覧・編集の権限を設定
（アクセス管理とは）（アクセス管理の設定の前に）
③ユーザーをまだ作成していない場合は、ユーザー管理にてユーザー登録を行う。 また追加したユーザーに、ログイン情報（ID・パスワード・ログインURL）の通知 を行う。
（ユーザーの新規登録）（ユーザーにメールを送る）
運用
④基本的に入力頻度・タイミングなどは各現場に任せることになるが、 シートガレージを利用することで実施状況を把握することができる。
シートの作成
レイアウト設定画面にてシートのレイアウトを設定します。
【設定手順】
（1）レイアウト設定より、シートの追加をクリック。 レイアウトパターンは「複数レコード／横型」を選択する。
（2）レイアウトの編集をクリックし、パーツをドラッグ＆ドロップで配置し、レイアウトを設定する。
■主に使用するパーツ：カレンダーパーツ→面談実施日を記入 テキストエリア→面談内容などを記入
閲覧・編集権限の設定-1
アクセス管理画面にて権限設定を行います。パーツ単位での権限設定はできません。
以下はケースに応じた権限設定の一例です。自社の運用ルールに基づき適宜変更してください。
＜下記のようなケースの場合の権限設定＞
閲覧・編集権限の設定-2
＜下記のようなケースの場合の権限設定＞
補足：異動時の対応
期の途中に異動が発生した場合、プロファイルブックの所属情報に応じて閲覧範囲が変更されます。
面談シートに対する面談者の権限設定が「所属社員」または「配下社員」になっていれば、 面談対象者が異動した場合は、対象者の所属情報を変更するだけで、自動的に上長の閲覧範囲に入ります。
そのため、新しい組織の面談者は、異動前の上長が入力した面談内容も閲覧できるようになります。
※面談者の上長が閲覧をする場合も同様
実施状況確認
シートガレージを利用することで、一定の範囲で実施状況の確認が可能となります。
プロファイルブックでの運用では、未対応者のチェックや催促は難しいですが、シートガレージを利用すること により「誰が何回程度面談をしているか」や「最近面談が行われているか」といった最低限の確認が可能です。
また、ヘッダーの「レコード数」「最終更新日」をクリックすると降順・昇順を並び替えることができます。
補足：コンディション不良社員のチェック
コンディションチェック項目を設ければ、調子の良くない社員を簡単に絞り込みできます。
シートガレージにはグラフ機能があり、例えば「晴れ／曇り／雨」などの選択肢でコンディションチェックの 項目を設けておけば、最新の面談記録から情報を吸い上げ、それぞれの内訳を確認することができます。
またグラフをクリックすると該当のメンバーを簡単に表示することができます。