A. プロファイルブックにおける検索の種類と活用事例をご案内します。
検索対象データと検索の仕方
基本情報に登録してあるデータを検索する場合
カオナビ画面上部の検索窓（グローバルナビゲーションの『メンバーを検索』ウィンドウ）、もしくはプロファイルブック上の画面（『キーワードで絞り込む』）から検索が行えます。
＜グローバルナビゲーションの『メンバーを検索』ウィンドウ＞
＜プロファイルブックの『キーワードで絞り込む』＞
基本情報を含む全てのシート内のデータを検索する場合
プロファイルブック上の画面より、『詳細条件で絞り込む』から検索が行えます。
検索の種類
| 検索の種類 | 内容 | 例 |
| 単語検索 | 1単語で「A」を検索した場合、項目をまたいで「A」に合致するものが検索される |
「異動履歴」シートを対象に「第一営業部」 と検索 ⇒過去のどこかの時点で第一営業部に在籍していた社員がヒットします。 「全シート」を指定して検索した場合は、現在も第一営業部に在籍している社員もヒットします。 |
| OR検索 |
パイプ（ | ）区切りで複数のキーワ ード「A | B」で検索した場合、 項目をまたいでOR条件で検索される ※パイプ（|）は半角で入力してください。また、パイプの前後に半角スペースを入れてください。 |
「全シート」を対象に「留学 | 海外」と検索 ⇒自己紹介シートに「留学経験あり」や「海外旅行が好き」と記入している社員に加えて、自己申告シ ートに「海外勤務希望」と記入している社員もヒッ トします。 |
| AND検索 | スペース区切りで複数のキーワード「A B」で検索した場合、項目をまたがないで（同一項目内で）AND条件で検索される |
「基本情報」を対象に「藤井 健」という キーワードで検索 ⇒同一項目（氏名）の中で「藤井」「健」の両方あるメンバーがヒットします。 |
|
AND検索 (キーワード＋項目) |
キーワードと各項目を使ってAND条件で検索 |
キーワードに「部長」、年齢の項目に「30歳～39歳」と入力して検索 ⇒30代の【役職】部長のメンバーを表示 |
※検索対象のシートの指定や、From-Toの範囲指定などは『詳細条件で絞り込む』より使用可能です。
詳細条件で絞り込むでの検索画面
詳細条件で絞り込むでの検索項目の設定方法
検索項目は『管理者メニュー＞カスタム設定＞絞込み』にて追加できます。
＜補足＞シークレットボックスの検索
シークレットボックスに関してはキーリストに追加されている文字が検索対象となっています。（メモに入力した内容は検索対象外）
また、キーリストは基本情報扱いとなっており、検索バーより検索可能です。
よくある検索シーン
①過去3年間、連続S評価の人を検索したい
単一レコードでの管理がおすすめ
- マスターが登録できるパーツ（プルダウンなど）で「2019年度評価」「2020年度評価」「2021年度評価」といったパーツをそれぞれ用意しておく。
- 各パーツを検索項目へ設定しておき、『詳細条件で絞り込む』にて直近3年度の「S」にチェックを入れて検索。
複数レコードでの管理の場合
- 「年度」を2019年＋「評価」をAで検索後、ピックアップリストを作成
- 作成したリストメンバー内でさらに「年度」を2020年＋「評価」をAで検索し、更にピックアップリストを作成する
- 再度同じ作業を次年度分を行うことで3年分の評価を反映できる
※検索条件を保持できないので、過去データに変更があった場合、再度リストを作成し直す必要があります。
②複数の資格を持っている人を検索したい
単一レコードでの管理がおすすめ
- マスターが登録できるパーツ（プルダウンなど）でレイアウト設定し、対象項目を検索項目に 追加する。
- 『詳細条件で絞り込む』にて資格にチェックを入れて検索。
複数レコードでの管理の場合
- 1つの資格で検索後、ピックアップリストを作成
- 作成したリストメンバー内でさらにもう1つの資格で検索し、更にピックアップリストを作成する
※検索条件を保持できないので、資格取得者が増えた場合、リストを作り直す必要があります。
③保有資格の有効期限日が近い人を検索したい
複数レコード管理がおすすめ
- 『詳細条件で絞り込む』にてキーワードで該当資格名を入力
- 検索条件の有効期限日のFrom～Toに検索したい有効期限日を指定
単一レコードでの管理の場合
『詳細条件で絞り込む』にて対象とする資格の有効期限日のFrom～Toに検索したい有効期限日を指定する。
※単一レコードの場合、資格ごとに有効期限日を設定している必要がありますので、レイアウト設定より、有効期限日をカレンダーパーツにてシート作成がおすすめです。
④勤続年数が3年以上で営業経験のある社員を検索したい
レコード形式共通
- 『詳細条件で絞り込む』にてキーワードに「営業」と入力
- 業務経歴が記載されているシートを指定
- 勤続年数を3年以上に指定して検索
過去のある時点に人事部に所属していた社員を検索したい
注意点
所属履歴は基本的に複数レコードで作成し、所属名をテキストボックスで作成することが多いが、「人事」とキーワードで入れて、発令日のFrom～Toを希望の時点に指定して絞り込みをしてもOR検索となるため、混在して検索されてしまうためできません。
例）2019年4月1日時点に人事部だった人を検索したい場合
- 発令日：～2019年4月1日以前
- 終了日：2019年4月1日～以降 OR 入力なし
- キーワード：人事部と入力
⇒2019/04/01時点で営業部の人や、2019/04/01時点では人事部ではない人もヒットしてしまう
補足
もし、部署名を全てプルダウンにしてシート作成し、過去存在していた部署をすべてマスター化していれば以下の方法にて可能です。
※検索画面にはチェックボックスが多く出てきてしまいます。
例）2019年4月1日時点に人事部だった人を検索したい場合
- 発令日：～2019/04/01以前
- 終了日：2019/04/01~以降 OR 入力なし
- 部 ：人事部をチェック