ファイルから一括自動入力とは
「ファイルから一括自動入力」機能とは、複数メンバーの履歴書や職務経歴書などのファイルをまとめてアップロードすると、AIがファイルの内容を読み取り、プロファイルブックの各項目に値を自動で入力できる機能です。
自動入力した内容は専用の確認画面で確認・修正したうえで、カオナビに反映することができます。
1件ずつメンバー詳細画面から自動入力する方法については、人材データをファイルから自動入力するをご覧ください。
一括自動入力をはじめる
①『一括自動入力をはじめる』を開く
メンバー一覧画面の『操作を選択する』メニューから『ファイルから一括自動入力』を選択します。
『一括自動入力をはじめる』をクリックします。
AI機能の利用が上限に達している場合、『一括自動入力をはじめる』ボタンはクリックできません。
翌月1日に制限がリセットされるまでお待ちください。
②対象シートを選択する
自動入力する対象シートをプルダウンから選択します。
基本情報・単一レコードシート・複数レコードシートを選択できます。
『高度な設定』をクリックすると、以下の設定ができます。
- 「すでにデータがある項目は入力しない」を設定する（基本情報・単一レコードシートのみ）
- 自動入力の対象とするパーツを個別に選択する
複数レコードシートを選択した場合は、レコードの追加方法として「新規追加」または「すべて入れ替え」のいずれかを選択してください。
設定が完了したら『次へ進む』をクリックします。
③ファイルを選択する
アップロードするファイルを選択します。ファイルはドラッグ＆ドロップまたは『ファイルを選択』からアップロードできます。
- 対応形式: .jpeg / .jpg / .png / .gif / .pdf / .xlsx / .docx
- 1回のアップロードで最大100ファイルまで選択できます。
ファイルの選択が完了したら『次へ進む』をクリックします。
ファイル名を社員番号／氏名に設定する
ファイル名をメンバーの社員番号または氏名にしておくと、自動で紐づけされます。
ファイル名が社員番号／氏名でない場合は、一人ずつ画面上で紐づけを行うことができます。
例）
④メンバーを紐づける・実行する
ファイル名をもとに、各ファイルとカオナビのメンバーが自動で紐づけされます。
紐づけ結果を確認し、必要に応じて手動で修正してください。
ファイルとメンバーの自動紐づけ
以下の優先順位でファイル名とメンバーを照合します。
①社員番号と完全一致（大文字・小文字を区別。ファイルの拡張子は除いて照合）
②氏名と一致（スペース・区切り文字を除去し、ひらがなはカタカナに変換して比較）
同姓同名のメンバーがいる場合は、先に登録されたメンバーに紐づきます。
新しいメンバーとして登録する場合
基本情報シートを選択した場合、プルダウンから『新しいメンバーを追加』を選択すると、既存メンバーと紐づけずに新規メンバーとして登録できます。
一般ユーザーが『新しいメンバーを追加』を選択するには「その他の設定 ＞ データ追加 ＞ プロファイルブック」の権限が必要です。
※単一レコードシート・複数レコードシートの場合は表示されません。
重複エラー
同じメンバーを複数のファイルに重複して紐づけようとするとエラーが表示され、『実行』ボタンはクリックできません。
確認が完了したら『実行』をクリックします。
処理が開始され、確認・反映画面に遷移します。
プロファイルブックへの反映については自動入力の内容を確認・カオナビに反映するをご確認ください。
メール通知について
登録したすべてのファイルの読み取り処理が完了すると、操作者のメールアドレスに通知メールが送信されます。
- 件名：「【シート名】のファイル一括読み取り処理が完了しました」
- メールにはカオナビ内の確認・反映画面へのURLが記載されます。
- メールはファイルの読み取りの成否に関わらず送信されます。
メールは操作者のログインユーザーに紐づくメンバーのメールアドレスに送信されます。メールアドレスが未設定の場合は通知されません。
タスクを確認する
一括自動入力を実行するたびに1件のタスクが作成されます。
一括自動入力トップページの「実行タスク一覧」では、ログインユーザー自身が実行したタスクの対象シート・アップロード日時・ファイル件数・ステータスを確認できます。
タスク単位で内容の確認・カオナビへの反映を行います。
タスクはログインユーザー自身が実行したもののみ表示されます。他のユーザーが実行したタスクは表示されません。
タスクがない場合は「実行タスクはありません。」と表示されます。
タスクのステータス
| ステータス | 説明 |
| 読み込み中 | アップロードされたファイルをAIが読み取っています。読み取りが完了するまでそのままお待ちください。 |
| 確認待ち | ファイルの読み取りが完了しました。タスクをクリックして内容を確認・カオナビに反映してください。 |
| 反映中 | カオナビへの反映処理をおこなっています。処理が完了するまでそのままお待ちください。 |
| 完了 | カオナビへの反映が完了しました。 |
| 読み込み失敗 | すべてのファイルの読み取りに失敗しました。はじめからやり直してください。 |
ステータスが「確認待ち」のタスクをクリックすると、自動入力の内容確認・編集・カオナビへの反映ができます。詳しくは自動入力の内容を確認・カオナビに反映するをご覧ください。
タスクを削除する
「実行タスク一覧」の各タスクにあるゴミ箱アイコンをクリックします。
確認モーダルが表示されるので、内容を確認のうえ『削除』をクリックすると、タスクを削除できます。
削除が完了すると「削除しました。」と表示されます。
タスクを削除しても、すでにカオナビに反映済みのデータが取り消されることはありません。
ステータスが「読み込み中」または「反映中」のタスクは削除できません。
注意事項
読み取りの仕組み
レイアウト設定のラベル名・マスター名称をもとに、AIがファイルから対応する情報を読み取ります。
「会社名」「企業名」「社名」のように表記が異なる場合も、同じ意味として認識することがあります。
文字数の制限
基本情報・単一レコードシートでは、1パーツあたり1,000文字を超えると切り捨てられます。
複数レコードシートでは、1パーツあたり200文字を超えると切り捨てられます。また、1回の読み取りで処理できるレコード数は最大10件です。
読み取り精度に影響する要因
以下のようなファイルは読み取り精度が低下することがあります。
- 解像度が低く、ぼやけている画像
- 手書き文字
- 複雑なレイアウトや非標準フォーマット
内容に誤りがないか、カオナビへの反映前に必ずご確認・修正をお願いいたします。
エラーメッセージ
ファイルから一括自動入力 トップページ
以下の場合、「一括自動入力をはじめる」ボタンがクリックできなくなり、マウスオーバー時にメッセージを表示します。
| エラーメッセージ | 原因 と 対策 |
| AIの利用が上限に達したため、利用できません。 | ＜原因＞AI機能の実行上限に達している場合に表示されます。 ＜対策＞翌月1日に制限がリセットされるまでお待ちください。 |
ファイルの形式・サイズ・ファイル名に関するエラーは、人材データをファイルから自動入力するのエラーメッセージをご覧ください。
入力先の選択時
| エラーメッセージ | 原因 と 対策 |
| 入力対象のパーツがないため、利用できません。 | ＜原因＞裏で対象のパーツが削除されたなどで対象のパーツが無い場合に発生します。 ＜対策＞入力対象のパーツが存在するシートを使ってください。 |
『実行』ボタン押下時
| エラーメッセージ | 原因 と 対策 |
| 操作対象の情報が存在しません。(404) | ＜原因＞ボタン押下のタイミングでシートがゴミ箱に入った、またはシートが削除された場合に発生します。 ＜対策＞画面をリロードし、最新の状態へ更新してください。 |
| 権限がないため処理が行えません。(403) | ＜原因＞必要な権限がOFFになっている場合に発生します。 ＜対策＞必要な権限を付与してください。 |
| データが更新されたため、実行できませんでした。画面を再読み込みして、再度お試しください。 | ＜原因＞新規メンバー追加権限がないのに「新しいメンバーを追加」が選択された場合、または参照・更新権限のないメンバーが指定された場合に発生します。 ＜対策＞画面を再読み込みして、内容を確認のうえ再度お試しください。 |
| アクセスが集中しているため、しばらく時間をおいてから再度お試しください。 | ＜原因＞同時アクセスが集中している場合に発生します。 ＜対策＞しばらく時間をおいてから再度お試しください。 |
| AIの利用が上限に達したため、利用できません。 | ＜原因＞AI機能の実行回数が上限に達している場合に発生します。 ＜対策＞翌月1日に制限がリセットされるまでお待ちください。 |
| AIの安全な利用を制限する表現が含まれているため、処理を中断しました。内容を修正して再度お試しください。 | ＜原因＞アップロードしたファイルの内容がAIの安全制限に抵触した場合に発生します。 ＜対策＞ファイルの内容を修正して再度お試しください。 |