ファイルから自動入力とは
「ファイルから自動入力」機能とは、対象ファイルをアップロードするとAIでファイルの内容を読み取り、メンバー詳細の各項目に値を自動で入力できる機能です。
自動入力した値の取り消しや自動入力へ戻すことも可能です。
対象シート
- 基本情報
- 単一レコードシート(縦型/横型)
- 複数レコードシート(縦型/横型)
入力できるパーツ種別
基本情報
対象パーツ |
氏名、フリガナ、社員番号、メール、性別、入社日、生年月日、 退職日、テキストボックス、ナンバーボックス、プルダウンリスト、リンク、日付(カレンダー) |
|---|---|
対象外パーツ |
所属、年齢(※自動計算)、勤続年数(※自動計算) |
単一レコードシート、複数レコードシート
対象パーツ |
テキストボックス、テキストエリア、ナンバーボックス、プルダウンリスト、ラジオボタン、 チェックボックス、リンク、日付(カレンダー)、年月(カレンダー) |
|---|---|
対象外パーツ |
ファイル添付、スペースエリア、タイトルボックス、メッセージボックス、顔写真、計算式、レーダーチャート |
注意事項
【自動入力機能のご利用にあたって】
アップロードされた履歴書や職務経歴書から、AIが自動的に情報を読み取り、入力補助を行います。ご利用にあたって、以下の点にご注意ください。
対応ファイル形式・容量
対応形式とファイルサイズは以下にしてください。
対応形式 |
ファイルサイズ |
|
|---|---|---|
画像ファイル |
.jpeg / .jpg / .gif / .png | 1Byte以上、3MB以下 |
文章ファイル |
.docx / .xlsx / .pdf ※ファイル内の画像は読み取りできません。 |
1Byte以上、4MB以下 |
タイムアウトについて
読み込み処理は 最大60秒 でタイムアウトします。
通信環境やファイルの構造によっては、読み込みに失敗することがあります。
読み取り精度に影響する要因
以下のようなファイルは読み取り精度が低下します。
- 解像度が低く、ぼやけている画像
- 手書き文字
- 複雑なレイアウトや非標準フォーマット
- 複数人の情報が1ファイルに含まれている場合、内容が混在する可能性があります。
対応言語・文字
日本語・英語・中国語(簡体字、繁体字)のみに対応しております。
(他言語も読み込むこと自体は可能ですが、サポートの対象外となります)
長文の制限
パーツごとの最大文字数の目安 1000文字 を超えると全ての文字が入りきらない可能性があります。
複数レコードシートのレコード数制限
一度に読み込める最大レコード数は10件までです。
シートが複数あるエクセルファイルを読み込み
先頭のシートの情報のみ、対応する内容のフォームに自動設定されます。
フォーマットの統一推奨
対象のシート内の項目とアップロードファイルの項目が異なる場合、誤認識の原因になります。アップロード前にできる限り統一された表記にご調整ください。
ご利用者による最終確認をお願いします
内容に誤りがないか、保存前に必ずご確認・修正をお願いいたします。
基本情報をファイルから自動入力する
①『ファイルから自動入力』を開く
基本情報の『ファイルから自動入力』を開きます。
②ファイルを選択する
『ファイルを選択』をクリックして自動入力するファイルを選択します。
③高度な設定を行う
『高度な設定』をクリックしてデータの入力方法と入力の対象となる項目を選択します。
『データの入力方法』では入力済みの項目を上書きするかを設定します。
「すでにデータがある項目は入力しない」にチェックをいれると、すでにデータがある項目は自動入力(上書き)されません。
『入力の対象』では入力の対象となる項目を選択できます。
入力の対象となる項目にチェックを入れてください。
「すべてを選択」「すべてを解除」で一括で設定することも可能です。
※入力の対象となる項目は1つ以上選択する必要があります。
④実行する
『実行』をクリックして自動入力を実行します。
AIがファイルの内容を読み取り、シート内の各パーツへ自動入力します。
⑤自動入力を確認する
ファイルから読み込まれた項目のフォームの背景色が黄色になります。
入力された内容を確認します。
⑥自動入力を編集する
入力された内容を編集する場合は、該当箇所をクリックします。
編集するとフォームの背景色が白になります。
⑦自動入力を取り消す
フォームの内容をファイル読み取り前の値に戻したい場合、『自動入力を取り消す』で以下の状態にすることが出来ます。
- 自動入力前に入力値があった状態:自動入力前の入力値に戻す
- 自動入力前に入力値がなかった状態:空に戻す
自動入力を取り消すと、フォームの背景色が白になります。
<『自動入力を取り消す』クリック前>
<『自動入力を取り消す』クリック後>
⑧自動入力に戻す
フォームの内容をファイル読み取り後の値に変更したい場合、『自動入力に戻す』で以下の状態にすることが出来ます。
- 自動入力後に入力値があった状態:自動入力後の入力値に戻す
- 自動入力後に入力値がなかった状態:空に戻す
<『自動入力に戻す』クリック前>
<『自動入力に戻す』クリック後>
⑨編集内容を保存する
『保存して編集を終了』をクリックすると、編集内容が反映された状態で基本情報が保存されます。
『キャンセル』をクリックすると、編集内容破棄し編集画面を閉じます。
シート情報をファイルから自動入力する
①自動入力するシートを選択
シート情報を編集したいメンバーのメンバー詳細画面を開き、シート一覧から編集したいシートを選択します。
②『ファイルから自動入力』を開く
単一レコード、複数レコードいずれのレコード形式も『ファイルから自動入力』をクリックします。
※レコード形式の詳細についてはレイアウト設定の前に>レコードをご覧ください。
単一レコードの場合
複数レコードの場合
③ファイルを選択する
単一レコードの場合
複数レコードの場合
複数レコードシートの場合、レコードの追加方法「新規追加」または「すべて入れ替える」のいずれかを選択します。
④高度な設定を行う
操作手順は基本情報の ③高度な設定を行う と同様です。
複数レコードには『データの入力方法』はありません。
レコードの追加方法を選択の上、『入力の対象』にて入力の対象となる項目を選択してください。
⑤実行する
『実行』をクリックして自動入力を実行します。
AIがファイルの内容を読み取り、シート内の各パーツへ自動入力します。
その後の手順は基本情報の ④自動入力を確認する 以降と同様です。
エラーメッセージ
▪️メンバー詳細
以下の場合、「ファイルから自動入力」ボタンがクリックできなくなり、マウスオーバー時にメッセージを表示します。
エラーメッセージ |
原因 と対策 |
AIの利用が上限に達したため、利用できません。 |
<原因>AI機能の実行上限に達している場合に表示されます。 |
入力対象がないため、ファイルから自動入力機能を利用できません。 |
<原因>対象のパーツが存在しない場合 |
「ファイルから自動入力」ボタン押下時、以下の場合、モーダルエラーメッセージを表示します。
エラーメッセージ |
原因 と対策 |
操作対象の情報が存在しません。(404) |
<原因>ボタン押下のタイミングで下記の状態の場合に発生します。
<対策>画面をリロードし、最新の状態へ更新してください。 |
権限がないため処理が行えません。(403) |
<原因>下記いずれかの権限がOFFの場合に発生します。
<対策>必要な権限を付与してください。 |
| 入力対象のパーツがないため、利用できません。 | <原因>裏で対象のパーツが削除されたなどで対象のパーツが無い場合に発生します。 <対策>入力対象のパーツが存在するシートを使ってください。 |
ファイル選択時、以下の場合、エラーメッセージを表示します。
エラーメッセージ |
原因 と対策 |
ファイルは1個まで選択できます。 |
<原因>ファイルから自動入力モーダルにてファイルを2個以上指定した場合に発生します。 <対策>ファイルの指定は1個にしてください。 |
以下の拡張子のファイルのみ選択できます。 |
<原因>未対応の拡張子ファイルを選択した場合に発生します。 |
ファイル名は拡張子を含め80文字以内としてください。 |
<原因>選択したファイル名が81文字以上の場合に発生します。 |
「実行」ボタン押下時、以下の場合、エラーメッセージを表示します。
エラーメッセージ |
原因 と対策 |
操作対象の情報が存在しません。(404) |
<原因>ボタン押下のタイミングで下記の状態の場合に発生します。
<対策>画面をリロードし、最新の状態へ更新してください。 |
権限がないため処理が行えません。(403) |
<原因>下記の権限がOFFの場合に発生します。
<対策>必要な権限を付与する。 |
ファイル名にシステムで許可されない文字が含まれています。 |
<原因>ファイル名にサロゲートペア文字、顔文字など許容されていない文字が含まれている場合に発生します。 |
このファイル形式はサポートされていません。対応しているファイル形式をご利用ください。 |
<原因>以下の許可されたMIMEタイプ以外の場合に発生します。
|
アップロードされたファイルの拡張子とファイル形式が一致していません。 |
<原因>拡張子とMIMEタイプの整合性チェックNGの場合に発生します。 |
|
ファイルサイズは3MB以下としてください。 ファイルサイズは4MB以下としてください。 |
<原因>ファイル容量が規定をオーバーしている場合に発生します。 |
画像のサイズが上限(8000px × 8000px)を超えています。 |
<原因>画像のアスペクト比が規定を超えている場合に発生します。 |
入力対象のパーツがないため、利用できません。 |
<原因>裏で対象のパーツが削除されたなどで対象のパーツが無い場合に発生します。 |
AIの利用が上限に達したため、利用できません。 |
<原因>AI機能の実行回数が上限に達している場合に発生します。 <対策>翌月1日に制限がリセットされるまでお待ちください。 |
アクセスが集中しているため、しばらく時間をおいてから再度お試しください。 |
<原因>同時アクセスが集中している場合に発生します。 |
|
アップロードされたファイルから入力項目に該当する情報を取得できませんでした。
|
<原因>ファイルの中身が空の場合や以下のようなファイルの場合に発生します。
<対策>読み取りに適した、高解像度のファイルをアップロードしてください。 |
ファイルの読み込みが完了しませんでした。 |
<原因>ファイルが大きすぎたり、内容が複雑な場合、読み込み処理のタイムアウトにより発生します。 <対策>ファイルを分割するか不要な情報を削減するなど、内容を調整してください。 |
| 1つ以上選択してください。 | <原因>読み取り対象のパーツが未指定の場合に発生します。 <対策>パーツのチェックボックスを1つ以上選択してください。 |
|
一度に処理できる情報量を超えました。 「高度な設定」から入力の対象項目を絞り込んでから、再度お試しください。 |
<原因>入力トークン数の超過により発生します。 <対策>「高度な設定」から入力の対象項目を絞り込んでください。 |