A. 単一レコードと複数レコードのできることの違いを確認し、目的に適したレコードを選択してください
データの持ち方の違い
単一レコード
- 1メンバーに対して1つのレコードを登録することができる
- 1人に対して1つの情報を管理する用途向け（現在の役職、等級や住所など）
変更履歴OFF
＊最新情報だけを管理したい
＊情報管理を管理者でコントロールしたい
例：自己紹介、入社時情報
変更履歴ON
＊情報の性質上最新情報だけあればいいが、できたら履歴も取っておきたい
＊情報管理を本人に任せたい
例：保有資格、住所情報
※変更履歴ONの時はレイアウト変更ができないため、運用が落ち着いた頃の設定を推奨しています。
複数レコード
- 1メンバーに対して複数のレコードを登録することができる
- 情報を履歴として蓄積したい用途向け（異動や研修、面談など）
＊レコード＝データのまとまり（例えば、住所の管理をする場合であれば「変更日」「郵便番号」「住所」の3つのデータがレコード）
見え方の違い
単一レコード
変更履歴OFF
＜メンバー詳細画面＞
＜CSVファイル＞
※社員番号をキーとして一人一行
変更履歴ON
＜メンバー詳細画面＞
※「変更履歴を表示」ボタンが表示されます。
＜変更履歴画面＞
※最新情報のCSVファイルは『変更履歴OFF』と同様です。
※履歴もCSVファイルとしてアップロード／ダウンロードできます。詳しくはこちらを確認してください。
複数レコード
＜メンバー詳細画面＞
＜CSVファイル＞
※社員番号をキーとして一人複数行
他機能との連携について
- 他機能への利用重視なら「単一レコード」
- データ蓄積時の見た目重視なら「複数レコード」
| 機能 | 単一レコード | 複数レコード |
| カスタムガジェット | 利用可能 | 利用不可 ※サマリーは利用可能 |
| シートガレージ | 利用可能（グラフ表示） | 利用可能（グラフ表示） ※最後に入力したデータのみ利用可能 |
| シャッフルフェイス | 利用可能 | 利用不可 |
| セレクトビュー | 利用可能 | 利用可能 ※最後に入力したデータ、サマリーは利用可能 |
レコード形式のまとめ
| レコード形式 | メリット | デメリット | シート例 |
| 複数レコード | ・都度情報をデータとして蓄積したい用途に適する ・メンバーによりデータの数が異なる用途に適する ・個人データの推移が見やすい ・折れ線グラフで表示できる（パーツの制限あり） |
・カスタムガジェットやシャッフルフェイスなど他機能で利用できない ※1 |
異動履歴 家族情報 研修履歴 面談履歴 |
|
単一レコード （変更履歴OFF） |
・1人に対して1つの情報を都度更新しながら管理する用途に適する ・シャッフルフェイスなど他機能で利用できる |
・データの更新日時や変更内容が残らない | 自己紹介 入社時情報 |
|
単一レコード （変更履歴ON） |
・1人に対して1つの情報を都度更新しながら管理する用途に適する ・個人のデータ推移が見やすい ・シャッフルフェイスなど他機能で利用できる |
・レイアウト設定の変更ができない ・履歴データを含んだ検索ができない |
保有資格 住所 通勤経路 定期面談 |
（※1）複数レコードのサマリーはカスタムガジェットにて利用可能です。
資格管理の用途で利用する場合
シート作成時の使い分け例として、資格管理における単一レコード、複数レコードのできることできないことの違いをまとめました。
| 利用目的 | 単一レコード | 複数レコード |
| 特定の資格（1つ）を持っている人を検索したい | ○ | ○ |
| 複数の資格（AとB両方）を持っている人を検索したい | ○ | × |
| 資格未取得者を絞り込みたい | ○ | × |
| 資格取得状況をグラフで見たい | ○ | × |
| 資格情報をマトリクスの軸やダッシュボードに設定したい | ○ | × |
| 人ごとに持っている資格を一覧で見たい | △ | ○ |
| 持っている資格のみ表示したい | × | ○ |
| 不特定多数の資格について取得日等の情報を管理したい | × | ○ |