ワークフローとフォームが完成したら「だれが」「いつ」「なにを」編集／閲覧するのか、権限を設定します。

権限には『閲覧不可』『閲覧可能』『編集可能』の3種類があり、これらの権限を「だれが」「いつ」「なにを」のすべてのパターンについて設定していきます。

＜図1＞

フォームの権限設定

＜図2＞

ワークフロー設計で例に挙げた「アクション：目標設定」を例に権限を設定してみると、上の図2のようになります。
これを全アクションに対して行います。

• 「被評価者」は目標入力項目は編集可能だがそれ以外の項目はすべて閲覧不可
• 被評価者以外は目標入力項目は閲覧可能だがそれ以外の項目はすべて閲覧不可

参加者の閲覧権限

ユーザーが対象者一覧画面や評価入力画面を開いた際、参加者の顔写真と氏名が表示されますが、この表示も権限設定で変更できます。

例えば「360度評価で誰が評価者なのかお互いに見せたくない」「被評価者から、紐づいている閲覧者が誰かを見せたくない」「被評価者に自由に評価者を選んでほしい」などの場合、『参加者の閲覧権限』を設定することで実現できます。
参加者の閲覧権限もすべての参加者、アクションについて設定してください。

• 閲覧不可・・・参加者に割り当てられたメンバーを表示しない
• 閲覧可能・・・参加者に割り当てられたメンバーを表示する
• 編集可能・・・参加者に割り当てるメンバーを編集する

＜図3＞

①権限設定の画面を開く

イベントメニューから『イベント設定＞権限設定』を選択します。

フォーム設計で作成した評価フォームと、画面下部にワークフロー設計で設定した参加者／アクションが表示されます。
すべてのパーツ／参加者／アクションに 未設定  マークまたはマークがついています。

②参加者とアクションの組み合わせを選択する

画面下部から権限を設定する、参加者とアクションの組み合わせを選択します。
画像は「被評価者」が「目標設定」のタイミングで評価シートにアクセスしたときの権限設定を行うところです。

③パーツの権限を設定する

参加者とアクションを選択できたら、各パーツの権限を設定します。
パーツにカーソルを合わせ歯車ボタンから『閲覧不可』『閲覧可能』『編集可能』を選択します。

権限設定されたパーツは未設定マークが外れ、見え方が変わります。

• 閲覧不可・・・非表示。カーソルを合わせると薄く表示されます。画像赤枠内の上段。
• 閲覧可能・・・未設定マークが外れます。画像赤枠内の中段。
• 編集可能・・・入力部分が青く表示されます。画像赤枠内の下段。

※計算式パーツ、判定式パーツ、参照タグ、メッセージパーツに編集可能の権限を設定した場合は、閲覧可能と同じ状態になります。

すべてのパーツに権限を設定してください。

④操作を繰り返す

一通り設定できたら②と③を繰り返します。
参加者とアクションについては、「被評価者が目標入力時に画面を開いたシーン」、「被評価者が目標一次承認時に画面を開いたシーン」というように、すべての組み合わせについて権限を設定します。

パーツも、参加者／アクションも、複数選択することができます。『権限設定の便利な機能』をご覧ください。

『権限設定の大まかな流れ』から、一括操作を用いた設定イメージを確認できます。

⑤保存する

ある程度作業ができたら、右上の『保存』をクリックして設定した権限を保存してください。

参加者／アクション選択メニューから、参加者とアクションを選択します。
設定したい対象者参加者にカーソルを合わせて歯車ボタンをクリックし、『閲覧不可』『閲覧可能』『編集可能』のいずれかの権限を選択します。

権限設定については『権限を設定する』でも詳しい手順を説明しています。