一通り設定が完了したら、ワークフロー、フォーム、権限に問題がないかテストを行いましょう。

下記以外にも見るべきポイントは各社それぞれあると思います。
安心して評価を開始できるよう、最低1度は運用テストを実施しましょう。

全体のチェックポイント

• ユーザーが操作する画面
• ユーザーの操作手順と動線
• メールや催促の通知の送り方
• 管理者の操作手順

ワークフローのチェックポイント

• 抜けているフローや参加者の役割はないか
• 『OR判定』『AND判定』は適切か
• アクションを進めた場合や差し戻しの際の動きに問題はないか

フォームのチェックポイント

• 抜けている項目はないか
• 計算式や判定式の表示は適切か
• 文字数の入力制限は足りているか
• 入力欄の広さは適切か

権限のチェックポイント

• 見えてはいけない項目は見えていないか
• 各参加者の各アクションにおける画面の見え方
• 編集できる箇所とタイミングは適切か（帳票DL含む）
• 担当アクション以外のタイミングで編集可能になっていないか

テストメンバーを選ぶ

テストメンバーは最低限「オーナー」＋「対象者」＋「参加者数」の人数分集めてください。

＜図1＞

それよりも少なくてもテストは行えますが、1人何役もこなすことになり、問題点を見落とす可能性があります。

テストメンバーの設定

テストメンバーの選定が完了したら、対象者、評価者としてテストメンバーを設定しましょう。

設定の方法はこちらをご覧ください。

テストメンバーが評価イベントに設定できたらテストの開始です。
オーナーはフェーズを開始前から進めて通知を送り、各参加者は評価フォームにアクセスしてください。

＜図2＞

一通り最後までワークフローを進め、問題点を洗い出しましょう。
オーナーは自身の操作方法を確認することにあわせ、メンバーの操作がどのようなものなのかも知っておきましょう。

テストの方法はこちらをご覧ください。

運用テストで見つかった問題は修正しましょう。
修正も設定の時と同じように、ワークフロー設計→フォーム設計→権限設定の順で行うと見落としがありません。

よくある失敗

フェーズやアクションの追加、参加者の追加、フォームのパーツ追加を行った場合、必ず権限設定を見てください。
新しく追加したアクション、参加者、パーツには権限が設定されていません。

＜図3＞

 

修正が完了したら、念のためもう一度運用テストを行いましょう。

修正時の注意点などはこちらをご覧ください。