- はじめに
- 未実施／後続のワークフローを編集したい
- 実施済み／進行中のワークフローを編集したい
- フォーム設計を編集したい
- 実施中に対象者・参加者を編集したい
- 変更後のCSVアップロードについて
- 参考資料
はじめに
実施中の評価イベントを更新したいシーンは稀に発生しますが、変更する場合はイベントを利用しているユーザーに混乱を招いたり、入力データを削除してしまったりするリスクを伴います。
変更を行う際は、以下を必ず行いましょう。
- 一度イベントを一般ユーザーから非公開にする（イベントのフェーズを『開始前』に戻す）
- バックアップデータを取得する
- 添付ファイルがある場合にはそのバックアップデータも取得する
- イベント編集に不安がある場合、イベントのコピーを残しておく
フェーズを開始前に戻しても入力済みのデータは保持されます。ご安心ください。
注意点
- 『データ連携』中は、ワークフロー設計、フォーム設計共に変更はできません
- 変更後にCSVアップロードを行う場合は、必ずイベントのフェーズを『開始前』に戻してください
（一般ユーザーの入力操作と重複した場合、データが消える可能性があります） - イベントの変更後、同じCSVファイルは利用できません
（変更操作により、CSVファイルのヘッダー項目に変更が生じるため）
詳しくは『変更後のCSVアップロードについて』をご覧ください。
未実施／後続のワークフローを編集したい
実施中のフェーズ、またすでに実施済みのフェーズを除いて、未実施のフェーズの編集、後続のワークフローの追加を行うことは可能です。
例：下図では、『期末』フェーズまで進めているイベントのワークフローを編集しようとしています。
『期末』フェーズより後にある『フィードバック』フェーズは編集できます。
『部長確認』のアクションとアクションの担当者を追加しました。
編集後は、合わせて権限設定の見直しも行ってください。
※参加者、アクション、アクションの担当者の追加・変更を行った場合は、追加分の権限設定が必要です。
この後、CSVアップロードを用いて新たに追加した参加者の紐づけを行う場合は、こちらもご覧ください。
実施済み／進行中のワークフローを編集したい
すでに実施済みのフェーズ、また実施中のフェーズにおいて、設定を変更したり、フェーズやアクションを追加したりすることはできません。
例：下図では、『期末』フェーズまで進めているイベントのワークフローを編集しようとしています。
『期末』フェーズより前にある『期初』フェーズの編集はできません。
変更する場合、イベントのフェーズを『開始前』に戻してください。
フェーズを『開始前』に戻すと、一般ユーザーからはイベントを利用できなくなります。
事前に作業日程を周知するなど、ユーザーに混乱を招かないようにしましょう。
ワークフローの編集を行います。
例：下図では、イベントのフェーズを『開始前』に戻したので、『期初』フェーズの編集ができるようになりました。
『期初』フェーズに『目標三次承認』のアクションとアクションの担当者を追加しました。
すでに実施済みのフェーズやアクションをワークフロー設計から削除した場合、削除されたアクションより先に進んでいる対象者の全体ステータスや参加者ステータスは『未対応』へ戻ります。
実施済みのフェーズ・アクションの削除を行う際はご注意ください。
編集後は、合わせて権限設定の見直しも行ってください。
※参加者、アクション、アクションの担当者の追加・変更を行った場合は、追加分の権限設定が必要です。
ユーザーの操作をやり直してもらう必要がある場合には、対象者・参加者のステータスを戻す必要があります。
CSVアップロードを行う際には十分注意して作業を行ってください。
例：下図では、追加した『目標三次承認』直前の『目標二次承認済』までステータスを戻しました。
また、合わせて三次評価者の登録を行おうとしています。
フォーム設計を編集したい
実施中のイベントのフォーム設計を変更すると、利用中のユーザーの混乱を招く可能性が高くなります。
変更前に、イベントのフェーズを『開始前』に戻してください。
フェーズを『開始前』に戻すと、一般ユーザーからはイベントを利用できなくなります。
事前に作業日程を周知するなど、ユーザーに混乱を招かないようにしましょう。
バックアップデータのダウンロード、イベントのコピーを行っておきましょう。
フォームの編集を行います。
編集時は、以下の操作に気を付けてください。該当パーツにすでに入力済みのデータが削除されます。
- パーツの削除
- 選択肢の削除（プルダウンリスト、ラジオボタン、チェックボックス）
- 選択肢に、計算式や判定式に用いる値を新しく設定する または 値を変更する（プルダウンリスト、ラジオボタン）
例：「A.営業職」→「A.営業職 100」
編集後は、合わせて権限設定の見直しも行ってください。
※パーツの追加を行った場合は、権限設定が必要です。
実施中に対象者・参加者を編集したい
イベント実施中も対象者・参加者の編集は自由に行えます。
対象者
追加する
フェーズの途中から新しく追加可能です。
イベントメニュー＞対象者設定から操作してください。
追加した対象者はフェーズが進んでいても最初のアクション（未対応の状態）から進むことになります。
途中のアクションから始めたい場合は、管理者（Adm）ユーザーにてステータスを調整してください。
削除する
対象者はいつでも削除可能ですが、その対象者のイベント内データも削除されます。
参加者
参加者も途中で変更可能です。
変更しても前担当者が入力していた内容は削除されません。
新しく参加者を追加する場合は、イベントメニュー＞参加者候補設定から操作してください。
変更後のCSVアップロードについて
CSVアップロードを行う場合は、必ずイベントのフェーズを『開始前』に戻してください。
参加者の追加（ワークフロー設計）、パーツの追加（フォーム設計）を行った場合、ダウンロードできるCSVファイルのヘッダーも合わせて変更されます。
変更操作後は、イベントからCSVファイルをダウンロードしそちらを新たなフォーマットとして利用してください。
参考資料：【設定小ワザ集】評価運用中のイベント修正時の注意点【PDF】
運用中のスマートレビューイベントを修正したいときに！
目標設定欄の追加など、作成したスマートレビューのイベントを修正する際に気を付けていただきたい注意点をご紹介しています。