自動リマインダー設定とは
イベントのアクションごとに、あらかじめ設定した日時にリマインドメールを自動で送付することができます。
本機能で、管理者（Adm）ユーザーやイベントオーナーが都度進捗を確認し個別に送付していた催促メールの作成・送付を自動化できます。
自動リマインダー設定画面では、リマインダーの作成・編集・複製・削除のほか、送信状況や送信数の確認、全体設定の有効化・無効化を行えます。
リマインダーを追加する
①自動リマインダー設定画面を開く
自動リマインダー設定を行いたいイベントメニューから、「メール・通知＞自動リマインダー設定」を選択します。
②基本設定を入力する
画面右上の『リマインダーを追加』をクリックします。
「リマインダーの追加」が表示されるので、『アクション選択』と『基本設定』を行います。
| 対象のアクション | リマインドメールをどのアクションに対して送付するか1つ選択します。（必須） |
| リマインダー名 | 最大100文字で入力できます。（必須） |
| 送信開始日時 | 7:00〜23:00の間で1時間単位で設定できます。（必須） |
| 補足説明 | 最大1000文字で入力できます。（任意） |
送信開始日時の設定について
送信を開始する日時となります。
そのため、送付数が多い場合、後続に設定しているリマインダーの送信開始が遅れる場合があります。
また、複数のイベントで同時刻に送信設定を行っている場合、すべてのイベントの送付が完了するまで次の時刻のリマインダー送付が開始されない可能性があります。
送付数が多くなりそうな場合はイベントごとに送信時刻をずらすなどの対策を検討してください。
システムの都合上、指定時刻丁度にステータスが未送信から送信中へ切り替わらない場合がございます。
「次へ進む」をクリックします。
③送信先を選択する
『送信先を選択』にて、宛先を以下のいずれかから選択し「次へ進む」をクリックします。
- アクションに設定されている対象者・参加者全員に送る：対応状況にかかわらず送付します。
- アクションが未対応の対象者・参加者全員に送る：送信開始日時時点でアクションが未対応の対象者・参加者に送付します。
必要に応じて「予定者を除く」「退職者を除く」の除外設定も行えます。
※デフォルトはいずれもONとなります。
④送信内容を設定する
『送信内容を設定』にて、題名・本文を入力し、「保存」をクリックします。
自動リマインダー設定画面に設定したリマインダーが表示されます。
テストメールを送信する
送信内容を設定時、『テストメールを送信』から、自身のメールアドレス宛にテスト送信して内容を確認できます。
送信先を確認し「送信」をクリックします。
イベントコピー時の自動リマインダー設定について
イベントをコピーすると、リマインダー設定自体はコピーされますが、以下は元イベントの内容を引き継ぎません。
- 設定の有効化／無効化：「無効」の状態でコピーされます。
- 送信開始日時：「未設定」の状態でコピーされます。
- ステータス／送付数／送信結果：すべて送信前の状態でコピーされます。
リマインダーを編集・複製・削除する
リマインダーを編集する
リマインダー一覧の操作メニュー（︙）から「編集」をクリックします。
操作手順は「リマインダーを追加する」を確認してください。
ステータスが「送信済み」の場合は、編集できません。
リマインダーを複製する
リマインダー一覧の操作メニュー（︙）から「複製」をクリックします。
リマインダー名は「複製元の名称－コピー」となり、送信開始日時は未設定の状態で複製されます。
必要箇所を設定し、「保存」します。
リマインダーを削除する
リマインダー一覧の操作メニュー（︙）から「削除」をクリックします。
確認モーダルが表示されるので、「削除」をクリックします。
一括削除
画面左のチェックボックスにチェックを入れ『一括操作』より、『一括削除』をクリックすることで、チェックしたリマインダーを一括で削除することができます。
設定を有効化する
リマインダー全体に対して送信可否の切り替えを設定します。
『設定を有効化』のスイッチをクリックし、設定を有効にします。
※初期状態は『無効』（OFF）となっています。
リマインドメールは、設定の有効化が「ON」かつイベントのフェーズが「実施中」の時のみ送信されます。
「OFF」のまま送信開始日時を過ぎた場合、その設定は「無効な設定」となり送付は行われません。
※設定の有効化を「OFF」にしても、すでに送付が開始されているリマインダーの送付は継続されます。
送信状況・送信結果を確認する
自動リマインダー設定画面で、送信状況・送信結果を確認できます。
| ステータス |
・未送信 ・送信中 ・送信済み |
| 送付数 |
送信完了数 / 送信数（未送信時は「-」で表記） ※エラー（アドレス不備など）となった場合は、送信完了数に含まれません |
操作メニュー（︙）から「送信結果の確認」をクリックすると、ポップアップ画面にて送信結果を確認できます。
送付できたメンバーを表示する「送信」タブと、アドレス不備等でエラーになったメンバーがいる場合は、「エラー」タブが表示されます。
エラーの表示
エラーになった場合はエラー帯が表示されます。
送付エラーのリマインダーがある場合
リマインダーの送信が行えなかったメンバーがいる場合、エラーが表示されます。
「送付エラーのみ表示」にチェックを入れることで、送付エラーのみに絞り込み表示できます。
エラーを解除するには、エラーが表示されているリマインダーの操作メニュー（︙）から「送信結果の確認」をクリックします。
ポップアップ画面にて『チェックを付けると一覧画面でのエラー表示が解除されます。』にチェックを入れ、画面右上「×」もしくは「閉じる」をクリックします。
全てのエラーが解除されるとエラー帯も非表示となります。
一括送付エラー解除
画面左のチェックボックスにチェックを入れ『一括操作』より、『一括送付エラー解除』をクリックすることで、チェックしたリマインダーのエラーを一括で解除することができます。
設定していたアクションが削除された場合
リマインダーの対象アクションに設定していたアクションが削除された場合、エラーが表示されます。
「エラーのみ表示」にチェックを入れることで、アクション削除エラーのみに絞り込み表示できます。
対象のアクションが削除された場合、リマインダーの再編集はできません。
エラーが表示されているリマインダーを削除してください。
全てのエラーが解消されるとエラー帯も非表示となります。