SmartHRからカオナビへの連携設定
①ジョブを追加する
SmartHR連携のトップ画面で、『ジョブを作成』ボタンをクリックします。
②ジョブ名を登録する
ジョブ名を登録します。
③認証アカウントを選択する
認証アカウントを選択します。
④連携キーを確認する
カオナビの社員番号とSmartHRの社員番号が同じ場合、同じ社員と扱われます。
連携キーへの計算式適用
『連携キーを編集』から連携キーに計算式を適用することが出来ます。
社員番号がSmartHR・カオナビで異なる値の場合、計算式を用いて連携することが可能です。
例)SmartHR側では「0001234」、カオナビ側では「1234」と社員番号を持っている場合
連携キーの計算式に RIGHT([社員番号],4) を入力する
※使用できる計算式はこちらの一覧の計算式となります。
⑤実行種別を選択する
実行種別を「スポット実行」「定期実行」から選択します。
- スポット実行:実行したいタイミングでそのたびに行う連携方法
- 定期実行:毎日決まったタイミングでで行われる連携方法
⑥従業員の絞り込み条件を追加する
従業員を絞り込んで連携する場合は、『絞り込み条件を追加』をクリックします。
絞込み条件を『在籍状況』『雇用形態』『入社日』いずれかから選びます。
※複数条件の設定も可能です。
在籍状況で絞り込む場合、表示された在籍状況から連携する項目にチェックを入れます。
雇用形態で絞り込む場合、表示された雇用形態から連携する項目にチェックを入れます。
入社日で絞り込む場合、いつからいつまでの入社日の従業員を連携するかをカレンダーから選択します。
⑦従業員情報の連携項目を設定する
SmartHR上の項目を、カオナビのどの項目に連携するかを設定します。 項目の連携には計算式を用います。
| ケース | 利用する計算式例 |
| SmartHRの「氏名」項目に登録されているデータをそのまま連携 | [氏]&" "&[名] |
| SmartHRの「入社年月日」に登録されているデータをそのまま「入社年月日」項目に連携 | [入社年月日] |
従業員情報の『+連携項目を追加』ボタンをクリックします。
計算式欄に計算式を入力します。
連携したい項目を選択し『計算式に追加』をクリックすると、その項目を表す計算式が入力されます。
計算式が入力できたら『追加』をクリックします。
カオナビの連携先項目を選択します。
基本情報の8項目をまとめて追加する
『+基本情報の8項目をまとめて追加する』をクリックすると、以下8項目の連携項目がまとめて追加できます。
・氏名
・フリガナ
・メールアドレス
・生年月日
・性別
・入社年月日
・退職年月日
・部署1(コード)
⑧家族情報の連携項目を設定する
家族情報の連携項目を追加したい場合は、家族情報の『+連携項目を追加』をクリックしてください。
設定画面が開かれるので、従業員情報の連携項目追加手順と同様に設定して『追加』ボタンをクリックします。
カオナビの連携先項目を選択します。
⑨保存する
設定を途中で終えるときは『設定を保存』をクリックしてください。 設定が完了し、すぐに連携を開始したい場合は『保存して即時実行』をクリックしてください。 『設定を保存』の場合、いったん作業を中断できます。
『保存して即時実行』の場合、次の手順に進みます。
⑩実行前の確認
バックアップ取得の確認メッセージが表示されるので、確認後に『即時実行』ボタンをクリックします。
連携を開始します。
連携後のジョブ編集
連携開始後も修正、追加、削除ができます。
修正
修正したい連携項目の、該当箇所をクリックすると修正できます。
追加
『連携項目を追加』から新たに追加してください。
削除
削除したい連携項目の右側に表示されている『ゴミ箱』ボタンをクリックして削除してください。
連携後の確認
連携後、該当のメンバー情報が更新されていたら連携成功です。 連携がエラーとなった場合は、設定したエラー通知メールアドレスに通知が届きます。
利用可能な計算式
※[ ]にはSmartHR上の項目名称を登録ください。
| 計算式 | 用途 | 記述例 |
|---|---|---|
| [項目名] | 項目の内容をそのまま表示 |
[役職] 役職項目に入力されているデータをそのまま表示する |
| & | 項目の結合 項目と任意の文字列の結合 |
[氏]&" "&[名] 氏と名の間に半角スペースを入れて結合する ※任意の文字列を結合したい場合は、文字列を"で囲みます |
| IFS | マスターのマッピング |
IFS([性別]="男","男性",[性別]="女","女性") 性別が「男」であれば「男性」、「女」であれば「女性」と表示する |
| LEFT/RIGHT/MID FIND LEN |
分割 |
LEFT([氏名], FIND(" ",[氏名])-1)
RIGHT([氏名], LEN([氏名])-FIND(" ",[氏名])) ※氏と名の間に全員に共通した記号(スペースなど)が含まれていないと利用できません LEFT([日付],4)&”/”&MID([日付],5,2)&”/”&RIGHT([日付],2) |
| IF | 条件による出し分け |
IF([旧氏]="",[氏]&" "&[名],[旧氏]&" "&[旧名])
IF([住民票住所区分]="現住所と同じ",[都道府県]&[市区町村]&[住所1]&" "&[住所2],[住民票都道府県]&[住民票市区町村]&[住民票住所1]&" "&[住民票住所2]) |
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