ワークフローとは

『ワークフロー』は、身上申請業務をスムーズに運用するための機能です。

個人情報の変更、勤怠・休暇の申請など、煩雑になりがちな申請〜承認〜回覧の効率的な運用が実現できます。

①様々な申請業務に対応

パーツの組み合わせで作成できる「申請フォーム」と承認者・回覧者を自由に設定できる「承認・回覧設定」を組み合わせて、さまざまな申請内容に柔軟に対応できます。

②マルチデバイス対応で承認・回覧も楽々

承認・回覧操作はスマートフォンからも行えます。

③承認された情報をデータベースへそのまま反映

承認された情報は、プロファイルブックの指定のシートにそのまま反映することもできます。データの登録・変更作業が不要となり、打ち込みミスも削減できます。

予習動画（約4分）で利用シーン・設定の流れを確認

※本動画に音声はありません（BGMのみ）※

※動画内のカオナビ画面や機能は公開時点のものです。実際と異なる場合があります。※

ワークフローの活用アイデアはこちら（外部サイト）

※閲覧にはカオナビキャンパスオンラインのアカウントが必要です。

ご利用にあたって

本機能はオプション機能となるためご利用にはお申込みが必要です。

※販売パートナー経由で弊社サービスを導入された企業様は、別途販売パートナーのご担当者様へご連絡ください

詳細資料のダウンロードや、担当へのご相談は以下からお問い合わせください。

https://go.kaonavi.jp/user-workflow.html?utm_campaign=supportsite

ワークフローの主な画面

ワークフロートップ画面

新規の申請、申請の確認、管理メニューが利用できます。

詳細な画面の見方は画面の見方をご覧ください。

新規申請画面

申請フォームを選択し、自身の申請を上げることができます。

申請の確認画面

自身で上げた申請や、承認・回覧する申請を確認できます。

管理メニュー

全てのユーザーの申請を確認できます。また、申請フォームの作成・編集・削除ができます。

ワークフローの利用の流れ

▼おおまかな利用の流れ

※管理者の操作は運用イメージに即したものです。『ワークフロー』内に通知・催促用の機能はございません。

【準備】申請フォームの作成

①申請フォームの作成

②承認・回覧設定

③申請フォームの公開

【運用】申請・承認・回覧

①申請する

②承認する

③回覧する

【管理】申請フォームの管理

①進捗確認

②フォームの編集

ワークフローの利用の前に

全体の関係図

管理者（Adm）ユーザーは、申請フォームの作成や管理ができます。公開されている申請フォームに対し、他のユーザーは自由に申請・承認・回覧を行うことができます。

申請者とは

申請を上げた人のことです。自身で上げた申請を確認することはできますが、他ユーザーの申請を見ることはできません。

※他の申請の承認者・回覧者になっている場合はこの限りではありません。

承認者とは

申請を承認する人のことです。申請者または他の承認者が設定できます。

自身が『承認者』に設定されていて、承認操作が回ってきた申請、または承認した申請を見ることができます。

※承認が完了した時点で、申請内容をプロファイルブックに反映させることができます。

回覧者とは

申請を回覧する人のことです。管理者（Admユーザー）が設定できます。

自身が『回覧者』に設定されていて、回覧操作が回ってきた申請、または回覧した申請を見ることができます。

※回覧操作は任意であり、承認フローや申請内容のプロファイルブックへの反映には影響ありません。

権限設定

申請・承認・回覧を行うユーザーは、『ワークフロー』を利用可能に設定してください。

• 使える機能
  
  管理者機能（SET UP）＞アクセス管理＞使える機能＞機能メニュー
  
  ワークフローを『×』⇒『〇』に設定してください
  


• 見える情報
  
  管理者機能（SET UP）＞アクセス管理＞見える情報＞情報参照
  
  申請者・承認者はそれぞれの権限の範囲で閲覧可能なメンバーを承認者として設定可能です。申請者から見て必要なメンバーが閲覧可能となっているか、あらかじめ確認してください。

メールアドレスを持っていない場合

利用可能なメールアドレスを持っていない場合、ダミーのメールアドレスをログインIDとしてユーザー登録ができます。

その場合はメール・Slackでの通知受け取りはできません。

通知はグローバルヘッダーの『ToDoリスト』から確認できます。

一般ユーザーに申請情報が反映されたメンバーのシート（プロファイルブック）を閲覧させたい場合

申請情報が反映されたメンバーのシート（プロファイルブック）を閲覧したい場合、該当のシートを閲覧可能に設定してください。

• 使える機能
  
  管理者機能（SET UP）＞アクセス管理＞使える機能＞機能メニュー
  
  プロファイルブックを『×』⇒『〇』に設定してください
  


• 見える情報
  
  管理者機能（SET UP）＞アクセス管理＞見える情報＞情報参照
  
  閲覧させたいシートに対して閲覧権限を付与してください

一般ユーザーにも申請フォームを作成させたい場合

申請フォームを作成できるのは管理者（Adm）ユーザーのみです。申請フォームを作成させたい場合は、管理者（Adm）ユーザー権限を付与してください。

また管理者（Adm）ユーザーであっても、申請フォームの権限設定を行うにはアクセス管理の利用権限が必要です。

使える機能＞管理者メニューからアクセス管理が利用可（○）になっているか確認してください。

• 使える機能
  
  管理者機能（SET UP）＞アクセス管理＞使える機能＞管理者機能メニュー
  
  アクセス管理を『×』⇒『〇』に設定してください

※一般ユーザーは、公開されている申請フォームから自由に申請を上げることができます。

ワークフローを開く

カオナビトップ画面またはグローバルヘッダーの『メニュー』アイコンのプルダウンメニューから『ワークフロー』を選択します。