受講メンバー設定の注意点
受講メンバーを設定する際の注意点は以下のとおりです。
- 講座の非公開・公開にかかわらず、受講メンバーの設定、編集が行えます。
※集合研修の場合、以下「CHECK!」もご確認ください
- 公開前にテスト運用を実施する場合は、自分自身（と協力者）のみを設定してください
集合研修講座の受講メンバー変更操作の注意点
受講・テストの進捗画面におけるステータス変更操作と、受講メンバー設定画面におけるメンバーの追加・削除操作を同時に行わないようにしてください。
操作のタイミングが重なった場合、ステータス変更操作の対象から該当メンバーが意図せず外れる場合があります。
受講メンバーを設定する
①受講メンバー設定画面を開く
『講座作成』画面の「受講メンバー」の『編集』ボタン、または左側の『受講メンバー』をクリックしてください。
②指定方法を選択する
受講メンバー設定画面が開くので、メンバーの指定方法のプルダウンリストから受講メンバーの指定方法を選択します。
| すべてのメンバー | カオナビに登録されている全てのメンバーを受講対象とします ※予定者は自動的に除外されます ※「メンバーの更新を自動で反映」をONにすると、入退社の発生に応じて受講メンバーが日次で自動更新されます |
| カスタム条件で指定 |
カスタム設定＞絞込みで設定した条件でメンバーを指定します プロファイルブックの詳細条件で絞り込むと同様の検索が可能です ※予定者は自動では除外されず、絞り込み条件に従います |
| ピックアップリストで指定 | カオナビに登録されているピックアップリストから受講対象のメンバーを指定します ※予定者は自動では除外されず、リストメンバーに従います |
| CSVで指定 | 任意のメンバーを受講対象に指定したい場合に利用します ※CSV内に予定者が含まれる場合はCSVの内容に従い登録されます |
※いずれの指定方法も、退職者は自動的に除外されます
③指定内容ごとに設定を行う
①で選択した指定方法で受講メンバーを選択します。
詳細については、指定内容ごとの受講メンバー設定をご覧ください。
選択すると右側の「対象メンバー」に受講メンバーの一覧が表示されます。
指定したメンバーの中に受講させたくないメンバーがいる場合は氏名横のチェックを外してください。
※氏名横のチェックボックスはカスタム条件、ピックアップリスト（自動更新OFF)、CSVで指定した場合に有効です。
『すべてのメンバー』を指定した場合にはチェックは外せません。
④『保存』する
受講メンバーが指定できたら『編集内容を保存』をクリックして保存します。
指定内容ごとの受講メンバー設定
すべてのメンバー
プルダウンリストから「すべてのメンバー」を選択すると、自動的に対象メンバーが設定されます。
「メンバーの更新を自動で反映」がOFFの場合、「すべて」とは受講メンバー設定時点でのすべてとなります。
設定後、従業員の増減が発生した際の自動更新はされないためご注意ください。
退職者と予定者は自動的に除外されます。
①メンバーの更新を自動で反映
トグルをONにすると、入退社の発生に応じて受講メンバーが日次で自動更新されます。
デフォルトはOFFで、ユーザーが意図してONに切り替える必要があります。
トグル横のアイコンにマウスオーバーすると「メンバーの更新をONにすると、翌日に最新の状態が反映されます。」とツールチップが表示されます。
②全選択チェックボックス
メンバーの指定方法を「すべてのメンバー」としたときは利用できません。
③受講ON/OFFチェックボックス
メンバーの指定方法を「すべてのメンバー」としたときは利用できません。
④指定メンバー表示エリア
指定したメンバーの顔写真、氏名、フリガナ、社員番号、所属（主務）が表示されます。
画面サイズによって表示列数が増減します。
⑤編集内容を保存
受講メンバーを保存します。
⑥受講メンバー数
受講メンバー数が確認できます。
⑦未選択メンバー数
指定したメンバーから除外したメンバー数が確認できます。
⑧ページング
指定したメンバーが多い場合、ページを分けて表示します。
1ページに表示する最大メンバーは100人です。
メンバーの更新を自動で反映する
「メンバーの更新を自動で反映」のトグルをONにすると、毎日深夜（AM 3:30頃）のバッチ処理により受講メンバーが最新の状態に自動更新されます。
カオナビ側で新規入社者の登録や退職者の発生があった場合、翌日の自動更新で受講メンバーに反映されます。
自動更新の対象範囲
自動更新は、カオナビ基本情報における「すべてのメンバー」の定義に準拠します。
ステータスが「予定者」「退職者」のメンバーは対象外となり、自動的に除外されます。
- 新規入社者：翌日の自動更新で受講メンバーに追加されます
- 退職者：翌日の自動更新で受講対象から除外されます
※受講中・未修了・修了のいずれのステータスであっても、退職者は受講メンバーから除外されます
オーナー権限による自動更新について
管理者（Adm）権限を持たないユーザーでも、該当講座のオーナー権限を持っていれば自動更新を設定できます。
オーナーが自動更新をONにした場合、受講メンバーは「自動更新を設定したユーザーがバッチ実行時点で閲覧可能な範囲」で更新されます。
そのため、オーナーが閲覧権限を持たないメンバーが自動で受講対象に追加されることはありません。
受講履歴の保持について
自動更新により受講メンバーから除外されたユーザーの受講履歴は保持されます。
再度受講対象に含まれた場合、過去の受講履歴は引き継がれます。
また、受講完了者が一時的に対象外となり再度対象となった場合も、完了ステータスは維持されます。
自動更新を解除する
「メンバーの更新を自動で反映」のトグルをOFFにすると、自動更新解除確認モーダルが表示されます。
「自動更新を解除」をクリックすると自動更新がOFFになり、以降の受講メンバーの追加・削除は手動で行う必要があります。
※誤って解除した場合は、再度「自動更新を解除」をクリックし、ONに切り替えてください。
自動更新が停止した場合のメッセージ表示
『設定ユーザーの削除や権限変更により、メンバーの自動更新が停止しています。管理者またはオーナー権限を持つユーザーで再度設定し直して下さい。』
自動更新を設定したユーザーの退職や権限変更などにより、自動更新が実行できない状態になると、受講メンバー設定画面に上記のメッセージが表示され、自動更新設定はOFFに切り替わります。
このメッセージは、以下のタイミングで非表示になります。
- 管理者またはオーナー権限を持つユーザーが自動更新を再設定し、自動更新バッチが成功したとき
- 受講メンバー設定が更新されたとき
また、システムエラーなどの一時的な要因で自動更新が失敗した場合は、以下のメッセージが表示されます。この場合、次回の自動更新バッチで自動的に再実行されます。
『予期せぬエラーによりメンバーの自動更新に失敗しました。次回の自動更新までお待ちください。』
カスタム条件で指定
『カスタム条件を選択』から、指定したい条件を選択します。
検索方法は詳細条件で絞り込むと同様です。
退職者と予定者は自動では除外されず、絞り込み条件に従います。
①カスタム条件を選択
クリックで検索条件を設定できます。
検索方法は詳細条件で絞り込むと同様です。
また、複数回検索・追加が可能です。
②全選択チェックボックス
指定されたメンバー全員を一括でチェックを入れたり外したりできます。
全選択にチェックが入っている状態でクリックすると全ページの全受講メンバーのチェックが外せます。
全選択にチェックが入っていない状態でクリックすると表示しているページ内の全受講メンバーにチェックが入れられます。
（チェック後の表示からすべてのメンバーを選択することもできます）
③受講ON/OFFチェックボックス
メンバーの受講ON/OFFを切り替えられます。
④指定メンバー表示エリア
指定したメンバーの顔写真、氏名、フリガナ、社員番号、所属（主務）が表示されます。
画面サイズによって表示列数が増減します。
⑤ページング
指定したメンバーが多い場合、ページを分けて表示します。
1ページに表示する最大メンバーは100人です。
⑥すべてのメンバーをリセットする
すべての指定メンバーと確定条件をリセットします。
⑦確定条件一覧
「カスタム条件を選択」で設定した検索条件を「編集内容を保存」すると、確定条件として一覧に表示されます。
確定条件として表示する条件
パターン1：
条件Aで検索
条件Bで検索
条件Cで検索
「編集内容を保存」を押す
A、B、Cの条件を表示する
パターン2：
条件Aで検索
「編集内容を保存」を押さずに受講メンバー画面を離れ、再度戻ってくる、または画面リロードなどをする
条件Bで検索
条件Cで検索
「編集内容を保存」を押す
B、Cの条件を表示する
パターン3：
条件Aで検索
条件Bで検索
すべてのメンバーをリセット
条件Cで検索
「編集内容を保存」を押す
Cの条件のみ表示する
パターン4：
条件Aで検索
「編集内容を保存」を押す
すべてのメンバーをリセット
条件Bで検索 「編集内容を保存」を押す
最終的にはBの条件のみ表示になる
（2の時点ではAのみ表示）
※確定条件の中で削除され閲覧できなくなったシートやパーツがある場合、「該当のシート・項目が一部見つかりません。」とエラーメッセージが表示されます。
ピックアップリストで指定
『リストを選択』から、指定したいメンバーが登録されているリストを選択します。
リスト内の現職者が受講メンバーとして設定されます。
リスト選択前画面
リスト選択後画面
①リスト選択
ピックアップリストの一覧からリストが選択できます。
②ピックアップリストの更新を自動で反映
ONの場合：対象のピックアップリストに更新があった場合、表示する受講メンバーを更新します。
OFFの場合：対象のピックアップリストに更新があっても受講メンバーを更新しません。
③編集内容を保存
受講メンバーを保存します。
④全選択チェックボックス
指定されたメンバー全員を一括でチェックを入れたり外したりできます。
全選択にチェックが入っている状態でクリックすると全ページの全受講メンバーのチェックが外せます。
全選択にチェックが入っていない状態でクリックすると表示しているページ内の全受講メンバーにチェックが入れられます。
「ピックアップリストの更新を自動で反映」がONの場合は利用できません。
⑤受講ON/OFFチェックボックス
メンバーの受講ON/OFFを切り替えられます。
「ピックアップリストの更新を自動で反映」がONの場合は利用できません。
⑥指定メンバー表示エリア
指定したメンバーの顔写真、氏名、フリガナ、社員番号、所属（主務）が表示されます。
画面サイズによって表示列数が増減します。
⑦ページング
指定したメンバーが多い場合、ページを分けて表示します。
1ページに表示する最大メンバーは100人です。
リストの自動更新の反映
『ピックアップリストの更新を自動で反映』をONのリストを講座で指定している場合、ピックアップリスト＞該当リストの『メンバー再更新』を実行したタイミングで講座の受講メンバーも自動で更新されます。
リスト内に予定者や退職者が含まれていた場合、更新により現職者になった場合は受講メンバーに追加されます。
自動更新の反映がOFFの場合、予定者が現職者になっても受講メンバーには追加されません。
ピックアップリストのメンバー再更新についてはこちらをご覧ください。
リストが利用できなくなった場合
指定していたピックアップリストが削除されたり公開範囲の変更により利用できなくなった際、メンバー変更する場合には別のピックアップリストを指定するか、別の方法で指定してください。
CSVで指定
『アップロード』をクリックし、受講メンバーのCSVファイルをアップロードします。
CSVファイルのフォーマット
CSVファイルのヘッダーに「社員番号」があり、その列に受講メンバーの社員番号が登録されていればアップロード可能です。
＜イメージ＞
社内一斉研修など、短期間に集中的なアクセスが予想される目的にてご契約メンバー数の5%を越える設定を行う際は、該当研修開催日の2週間前までにサポートまたは営業担当まで事前にご連絡ください。