CSVファイルからカオナビに連携するときの注意点

• CSVファイルからカオナビに連携する場合、「社員番号」または「メールアドレス」を連携キーとしてユーザーが特定されます。連携キーに設定した項目は連携で更新できません。

CSVファイルからカオナビユーザー情報への連携設定

①CSVファイルを準備する

連携するCSVファイルを準備します。

②ジョブを追加する

カスタムCSVのトップ画面で、『ジョブを作成』ボタンをクリックします。

③連携方向とジョブの種類を選択する

作成するジョブの連携方向『カスタムCSVからカオナビに連携』と、ジョブの種類『ユーザー情報』を選択して『ジョブを作成』ボタンをクリックします。

『連携ファイルの選択』画面にてあらかじめCSVファイルを登録することで、ヘッダー項目を自動登録できます。
登録する場合は、ヘッダー行を指定し、ファイルを登録します。

ヘッダー項目を自動登録しない場合は「キャンセル」をクリックします。

④ジョブ名を登録する

ジョブ名を登録します。

⑤ヘッダー項目を登録する

連携するCSVファイルのヘッダー項目を登録します。
あらかじめヘッダー項目の自動登録を行っている場合は⑥連携キーを選択するに進みます。

『＋ヘッダー項目を登録』ボタンをクリックします。

ヘッダー項目を自動登録する場合

『ファイルを選択して自動登録』をクリックし、ファイルを登録します。

CSVファイルの何行目をヘッダー行とするか指定し、「登録」をクリックします。

ヘッダー項目を手動登録する場合

連携するCSVファイルを開いてヘッダー行をコピーし、「ヘッダー項目」エリアにペーストします。

「項目区切り」について、CSVファイルをExcelで開いている場合は「タブ」、メモ帳などで開いている場合は「カンマ」を選択します。

CSVファイルの例（Excel）

ヘッダー項目のペースト例（タブ）

一方、CSVファイルをメモ帳やテキストエディタで開いている場合は「カンマ（ ）」を選択します。

CSVファイルの例（メモ帳）

ヘッダー項目のペースト例（カンマ）

ペースト後、「登録」ボタンをクリックします。

⑥連携キーを設定する

続いて『＋連携キーを設定』をクリックします。

④で登録したヘッダー項目のうち、連携するメンバーを一意に特定するためのキー（社員番号 または ログインID（メールアドレス））を選択してください。
例としてプルダウンリストから「ログインID」を選択します。

連携したい項目を選択し『計算式に追加』をクリックすると、その項目を表す計算式が入力されます。

計算式が入力できたら 『適用』ボタンをクリックします。

連携キーを「ログインID（メールアドアドレス）」にするか、「社員番号」にするかを選びます。

⑦連携モードを選択する

連携するデータの連携モードを選択します。
初期表示では「新規追加・更新」が選択されています。

連携モードの違い

連携モード	連携内容
新規追加・更新	新規ユーザーは追加し、既存ユーザーは情報を更新する
新規追加・更新・削除	新規ユーザーは追加し、既存ユーザーは情報を更新し、CSVに存在しないユーザーを削除する
新規追加のみ	新規ユーザーのみ追加し、既存ユーザーは変更しない
更新のみ	既存ユーザーの情報のみ更新し、新規追加は行わない

⑧絞り込み条件を設定する

CSVファイルからどの従業員を連携するかを選択します。
プルダウンリストから条件を指定してください。

 

設定例

アカウント種別	キーワードを入力し「含む」「含まない」を選択
社員番号	キーワードを入力し「含む」「含まない」を選択

 

⑨必須連携項目を設定する

CSVファイル上の項目を、カオナビのどの項目に連携するかを設定します。

「ログインID（メールアドレス）」、「社員番号」、「パスワード」は必須連携項目です。
項目の連携には計算式を用います。

ケース	利用する計算式例
CSVの「ログインID」項目に登録されているデータをそのまま連携	[ログインID]
CSVの「社員番号」に登録されているデータの桁数を変更して連携 例）CSV側では「0001234」、カオナビ側では「1234」と社員番号を持っている場合	RIGHT([社員番号(社員ID)],4)
パスワードを自動生成	RANDOMPASSWORD(14,TRUE,TRUE,TRUE) 大文字・小文字を含む、英数字14文字のランダムなパスワードを自動生成   第1引数：生成する文字列の長さ 第2引数：数字を含むかどうか（含める＝TRUE、含めない＝FALSE） 第3引数：大文字を含むかどうか（含める＝TRUE、含めない＝FALSE） 第4引数：記号を含むかどうか（含める＝TRUE、含めない＝FALSE） ※第2〜4引数は省略可能、省略した場合はTRUE

1つ目の項目は連携キーとして使用中の項目のため、項目・計算式は設定できません。

2項目目の『項目・計算式を設定』ボタンをクリックします。

計算式欄に計算式を入力します。

連携したい項目を選択し『計算式に追加』をクリックすると、その項目を表す計算式が入力されます。

計算式が入力できたら『追加』をクリックします。

上記と同様の手順で3項目すべての連携項目を設定します。

⑩任意連携項目を設定する

任意で連携したい項目を設定できます。『連携項目を追加』をクリックした後の設定方法は必須連携項目と同様です。

⑪ロール連携設定で基本の連携方法を設定する

「ロール連携設定」は、CSV の属性情報（部門・役職・等級・アカウント種別・社員番号など）から、カオナビ上のロール（権限）を自動判定する仕組みです。

「基本の連携方法」では、後程設定する「優先する連携条件」に該当しない場合に適用されるアカウント種別、ロールを設定します。

設定方法は「デフォルト権限を設定」「項目・計算式を設定」のいずれかの方法から選択します。

基本の連携方法	内容
デフォルト権限を設定	他の連携条件に該当しない場合に適用される、最小権限のロールを選んで設定します。 これにより意図しない権限付与を防ぎ、安全に連携できます。
項目・計算式を設定	他の連携条件に該当しない場合に適用されるロールを、計算式で設定します。

 

デフォルト権限を設定

アカウント種別とロールをそれぞれ選択して設定します。

項目・計算式を設定

「アカウント種別」「ロール」のそれぞれの『項目・計算式を設定』から計算式を設定します。

連携システムから出力するユーザー情報のCSVが、既にカオナビのユーザー情報項目とそろっている場合にはこちらを利用します。

計算式の設定方法は絞り込み条件や連携項目と同様です。

⑫優先する連携条件を設定する

基本の連携方法よりも優先する連携条件を設定します。

『連携条件を追加』をクリックします。

計算式を設定し、『追加』をクリックします。

計算式が反映されます。

設定した計算式を反映させるアカウント種別、ロールを選択します。

条件が複数ある場合にはさらに『連携条件を追加』をクリックし、上記と同様の手順で追加します。

条件は順番を入れ替えることができます。

また、各条件にはメモをつけることができます。

個別の連携条件がある場合、メモを残しておくことで個別条件が設定されている理由などを記録しておくことができます。

メモを作成する場合は、優先度の下の『メモを追加』マークをクリックします。

メモを入力して『保存』をクリックします。

メモが反映されます。

⑬保存する

設定を途中で終えるときは『設定を保存』をクリックしてください。
設定が完了し、すぐに連携を開始したい場合は『保存して連携実行』をクリックしてください。

 

『設定を保存』の場合、いったん作業を中断できます。
『保存して連携実行』の場合、次の手順に進みます。

⑭CSVファイルを選択する

『保存して連携実行』をクリックすると、連携ファイルの選択画面が開かれます。
CSVファイルをドロップで追加するか、『ファイルを選択』ボタンをクリックしてファイルを選択します。

『設定を保存』した場合、画面左下の『連携ファイルを選択』をクリックしCSVファイルを選択できます。

『連携ファイルの選択』画面が開かれるので、ファイルを選択します。

⑮CSVファイルをアップロードする

『連携実行前の確認』画面が表示されるので、ファイル名に誤りがないか確認し、『即時実行』ボタンをクリックします。
※必要に応じ『実行前に現時点のバックアップをする』にチェックを入れてください。

アップロード（CSV連携）を開始します。

実行状況は「実行ログ」から確認できます。エラーがあった際にはメールで通知します。

 

利用可能な計算式

計算式	用途	記述例
[項目名]	項目の内容をそのまま表示	[役職] 役職項目に入力されているデータをそのまま表示する
&	項目の結合 項目と任意の文字列の結合	[氏]&" "&[名] 氏と名の間に半角スペースを入れて結合する ※任意の文字列を結合したい場合は、文字列を"で囲みます
IFS	マスターのマッピング	IFS([性別]="男","男性",[性別]="女","女性") 性別が「男」であれば「男性」、「女」であれば「女性」と表示する ※チェックボックスパーツへの更新・登録はIFSではなくSUBSTITUTEをご利用ください
LEFT/RIGHT/MID FIND LEN	分割	LEFT([氏名],FIND(" ",[氏名])-1) 氏名から半角スペースまでの左側の文字列を表示（半角スペースは含まない）   RIGHT([氏名],LEN([氏名])-FIND(" ",[氏名])) 氏名から半角スペースまでの左側の文字列を省いた、右側の文字を表示 ※氏と名の間に全員に共通した記号（スペースなど）が含まれていないと利用できません LEFT([日付],4)&"/"&MID([日付],5,2)&"/"&RIGHT([日付],2) 決まった桁数（本例では8桁）の日付から年月日をそれぞれ取り出し「/」で結合する（「20240303」→「2024/03/03」）
IF	条件による出し分け	IF([旧氏]="",[氏]&" "&[名],[旧氏]&" "&[旧名]) 旧姓の氏が空欄だったら「氏」と「名」の間に半角スペースを入れて結合、それ以外の場合は「旧氏」と「旧名」の間に半角スペースを入れて結合して表示   IF([住民票住所区分]="現住所と同じ",[都道府県]&[市区町村]&[住所1]&"　"&[住所2],[住民票都道府県]&[住民票市区町村]&[住民票住所1]&"　"&[住民票住所2]) 住民票住所区分が「現住所と同じ」だったら都道府県〜住所2までを結合、それ以外の場合は住民票都道府県〜住民票住所2までを結合して表示
SUBSTITUTE	文字列の置換	SUBSTITUTE([日付],"/","-") スラッシュ（/）で区切られた日付データををハイフン（-）区切りに変更する   SUBSTITUTE([会社名称],"株式会社","(株)") 会社名称を略称（株）で表記する
CHAR(10)	兼務項目用改行コード	[兼務1]&CHAR(10)&[兼務2] 兼務の項目の場合は、改行コードを入れて結合 ※単一レコード形式の場合のみ使用
TIMEVALUE	時刻を小数に変換	TIMEVALUE([勤怠時間])*24 勤怠システムから出力した勤怠時間「3:30」を3.5と表示する
VALUE	文字列を数値に変換	VALUE([月額給与]) 文字列を数値に変換する IF(VALUE([研修修了スコア])>70,"合格","不合格") 研修終了スコアが70点以上であれば「合格」、以下であれば「不合格」を表示する
ZENKANA	半角カナを全角カタカナに変換	ZENKANA([ﾌﾘｶﾞﾅ]) 「ﾌﾘｶﾞﾅ」を「フリガナ」と表示する
HANKANA	全角カタカナを半角カナに変換	HANKANA([フリガナ]) 「フリガナ」を「ﾌﾘｶﾞﾅ」と表示する
RANDOMPASSWORD	パスワードを自動生成	RANDOMPASSWORD(14,TRUE,TRUE,TRUE) 大文字・小文字を含む、英数字14文字のランダムなパスワードを自動生成 第1引数：生成する文字列の長さ 第2引数：数字を含むかどうか（含める＝TRUE、含めない＝FALSE） 第3引数：大文字を含むかどうか（含める＝TRUE、含めない＝FALSE） 第4引数：記号を含むかどうか（含める＝TRUE、含めない＝FALSE） ※第2〜4引数は省略可能、省略した場合はTRUE

 

日付変換の計算式

日付フォーマット	計算式	記述例
yyyy-mm-dd yyyy-m-d	[項目名]	[日付] そのまま連携できます。
yyyy/mm/dd yyyy/m/d	SUBSTITUTE	SUBSTITUTE([日付],"/","-")   スラッシュ（/）をハイフン（-）に変更する
mm/dd/yyyy m/d/yyyy	LEFT/RIGHT FIND LEN SUBSTITUTE	RIGHT([日付],4)&"-"&SUBSTITUTE(LEFT([日付],LEN([日付])-5),"/","-")   YYYY-MM-DD形式に変換する
dd/mm/yyyy d/m/yyyy	LEFT/RIGHT FIND LEN	RIGHT([日付],4)&"-"&LEFT(RIGHT([日付],LEN([日付])-FIND("/",[日付])),FIND("/",RIGHT([日付],LEN([日付])-FIND("/",[日付])))-1)&"-"&LEFT([日付],FIND("/",[日付])-1)   YYYY-MM-DD形式に変換する
yyyymmdd	MID	MID([日付],1,4)&"-"&MID([日付],5,2)&"-"&MID([日付],7,2) YYYY-MM-DD形式に変換する

計算式のチェック

連携キー、連携項目の編集画面内『計算式をチェック』から、入力した計算式をチェックすることが出来ます。

右上に計算式のエラー有無が表示されます。

計算式にエラーがない状態でモーダル右側の入力欄に連携する値の例を入力し、欄外をクリックすると「実行結果」にサンプル値が表示されます。

チェック結果に問題がなければ『追加』をクリックして連携キーの適用、連携項目の追加をします。